Menaxhimi i ndryshimeve si nevojë për ekzistencën e organizatave

Faktorët e jashtëm e të brendshëm e shtyjnë çdo organizatë që të përballet me nevojën për ndryshime. Meqë ndryshimi shpesh e përfaqëson një element të së panjohurës, kjo bartë me vete edhe rreziqe. Organizata që i nënshtrohet ndryshimit mund të rrezikojë burimet e saja njerëzore, asetet dhe teknologjinë, njohuritë kolektive, madje edhe pozicionin konkurrues në treg në këtë përpjekje për ta zbatuar ndryshimin. Por, nevoja për diçka ndryshe është e pashmangshme.

Bazuar në platformat për shkëmbimin e stoqeve, si S&P 500, ekzistenca mesatare e bizneseve është duke rënë në mënyrë drastike, ndër vite. Jetëgjatësia mesatare e një organizata, deri në vitet 1935 ishte 90 vjet. Ndërsa, në vitin 2014 jetëgjatësia mesatare e një organizate ishte vetëm 14 vjet. Faktorët e jashtëm, si revolucioni i teknologjisë dhe pandemia e COVID-19-shit, e kanë përshpejtuar këtë trend. Si pasojë, jetëgjatësia e organizatave do të jetë edhe më e shkurtë nëse ato nuk e aplikojnë ndryshimin për t’ju përshtatur tregut. Pra, nevoja për ndryshime lidhet me nevojën për ekzistencë.

Praktikat menaxheriale flasin për dy lloje ndryshimesh që shpesh keqinterpretohen. Por, që të dyja kanë rëndësi. Kur është fjala te faktori i brendshëm (nevoja për përmirësim), ka rëndësi ajo që në gjuhën angleze njihet si “Change Management”, e që për qëllim ka definimin e politikave dhe të procedurave për menaxhimin e ndryshimeve në organizatë. Ndërkaq, ndryshimi tjetër – që në gjuhen angleze njihet me emrin “Managing Change” – nënkupton implementimin dhe menaxhimin e vazhdueshëm të ndryshimit brenda organizatës, për t’ju përshtatur tregut.

Për t’ua bërë më të lehta këto koncepte dhe zbatimin e tyre në praktikë, zbërthimet janë si më poshtë:

– Menaxhimi i ndryshimeve apo “Change Management”, mund të cilësohet si një projekt brenda projektit. Besa, edhe me i rëndësishëm se vetë projekti. E them këtë sepse organizatat nuk u kushtojnë rëndësi ndryshimeve gjatë menaxhimin të një projekti. Dhe, këto ndryshime cenojnë finalen, duke gjeneruar rezultate të padëshiruara.

Pse ndodhe kjo?

Siç dihet, një projekt i ka këto katër faza, si: inicimi, planifikimi, ekzekutimi e kontrolli, dhe, në fund, vlerësimi dhe përmbyllja. Për çdo ndryshim nga ajo që është planifikuar paraprakisht, duhet rishikuar rreziku potencial: implikimet buxhetore dhe respektimi i afateve kohore. Për t’u siguruar që ndryshimet nuk i cenojnë rezultatet finale të projektit, duhet të keni politika dhe procedura të shkruara që duhet zbatuar në çdo kohë. Paramendoni se duhet ta dorëzoni një produkt tek klienti, me ndryshimet e paplanifikuara. Ju dërgoni “dardha” në vend të “mollëve”. Apo, gjatë procesit të prodhimit keni hasur në mungesë të një përbërësi dhe e keni zëvendësuar me një përbërës tjetër për të cilin klienti ka treguar se është alergjik. Apo, produkti juaj është vonuar aq shumë në prodhim, sa që klientit ia keni dorëzuar një fanelle në pikë të dimrit. Me një fjalë: çdo ndryshim duhet trajtuar me kujdes, duke ndjekur pothuajse të gjithë hapat e menaxhimit të projektit, që nga fillimi. Këtë duhet ta keni parasysh, nëse dëshironi të keni qëndrueshmëri në treg për ta ruajtur klientelën me produkte cilësore dhe shërbim të shpejt.

– Kur është fjala për ndryshimit tjetër, “Managing Change”, kjo është kultura që duhet instaluar në organizatë. Edhe kur mendoni se jeni në rrugë të duhur, zhvillimi i shpejt i teknologjisë dhe i konkurrencës ju sfidon t’i rishikoni proceset dhe mënyrën se si bëni biznes. Duhet te hulumtoni vazhdimisht për hapësira të reja për zhvillim, t’i ulni kostot operative, dhe të ndryshoni praktikat e punës dhe të kulturës në organizatë. Duke pasë parasysh faktorët e jashtëm që i përmendëm më herët, ky ndryshim fillon nga brenda dhe prek çdo cep të organizatës. Pra, duhet ta keni të qartë se pse jeni në treg dhe se cilat janë synimet e juaja afatgjate.

Ne vazhdim janë disa hapa konkret se si duhet menaxhoni ndryshimin në organizatën tuaj:

• Definojeni misionin tuaj si dhe synimet e organizatës;

• Bëjeni një vlerësim të brendshëm të organizatës;

• Analizojeni tregun ku ju jeni fokusuar;

• Hulumtojeni tregun;

• Përcaktojini qëllimet afatmesme dhe afatgjata të organizatës;

• Zhvillojeni dhe aplikojeni një plan të veprimit;

• Integrojeni planifikimin e ndryshimeve në proceset e organizatës.

(Autori është themelues/CEO i kompanisë “Be Consulted”)