Si ta implementoni një ISO standard

Zhvillimet në tregun global, vazhdimisht kërkojnë rritjen e nivelit të shërbimeve në disa aspekte, përfshirë kualitetin e produkteve apo të shërbimeve, si dhe të sigurisë së informacionit. Andaj, bizneset vazhdimisht duhet t’i përmirësojnë proceset, në mënyrë që t’ju përgjigjen kërkesave të tregut.

Nisur nga fakti që kompanitë kosovare synojnë tregjet ndërkombëtare, eksporti i produkteve apo shërbimeve të tyre kërkon nivel të caktuar të aspekteve të cilësisë dhe të sigurisë. Kjo më së miri arrihet duke implementuar një ose disa sisteme menaxhuese, në baze të ISO standardeve. Për ata që nuk kanë njohuri për këto standarde, në vazhdim po ua jap disa detaje.

ISO është organizatë ndërkombëtare që operon në 160 shtete të ndryshme të botës. Ekspertë të fushave të ndryshme, krijojnë dhe përshtatin standarde për nevojat e industrive të ndryshme, dhe më pas i publikojnë ato për shfrytëzim nga palët e interesit. Këto standarde publikohen si standarde ndërkombëtare dhe janë në dispozicion për të gjithë të interesuarit – përmes agjencive lokale në secilin shtet (por edhe mund t’i gjeni dhe shkarkoni nga platformat e ndryshme online). Nga viti 1947 janë publikuar mbi 22 mijë standarde. Nga ky numër jo të gjitha standardet janë të dedikuara për certifikim të kompanive. Ato ndahen në sisteme menaxhuese dhe udhëzues apo manuale për implementim.

Në Kosovë e kemi Agjencinë Kosovare të Standardizimit (AKS) që është përgjegjëse për adaptimin e këtyre standardeve, përmes komiteteve teknike të cilat i adaptojnë ato dhe pastaj publikohen në platformat online (gjithashtu ofrojnë edhe shitjen e standardeve për fusha të ndryshme).

Më lejoni t’ju udhëzoj se si implementohet një sistem menaxhues, në bazë të kërkesave të ISO standardeve. Në rast se dëshironi të implementoni një standard në kompaninë tuaj, ju rekomandojmë që ta delegoni një ekip për menaxhim për këto standarde dhe fillimisht t’i trajnoni ata për zbatimin e tij në mënyre efektive. Të gjitha ISO standardet – që janë sisteme menaxhuese – e kanë një kornizë zbatimi që bazohet në përmirësim të vazhdueshëm të proceseve (në bazë të të ashtuquajturit “Rrethi i Demingut”, PDCA). Kjo kornize ofron praktikat më të mira menaxheriale se si ta implementoni një sistem menaxhues në biznesin tuaj.

Klauzolat e ISO standardeve, në përgjithësi e kanë një strukturë të ngjashme – me përjashtim të kërkesave e specifikave për industri të caktuara. Kërkesat kryesore për zbatim kanë të bëjnë me angazhimin e lidershipit, politikat për mirëmbajtjen e sistemit menaxhues, përcaktimin e objektivave të sistemit menaxhues, dokumentimin e informacionit, kontrollet e brendshme, rishikimin e tyre nga menaxhmenti dhe përmirësimin e vazhdueshëm të proceseve. Për një implementim të suksesshëm, është mirë të angazhoni individë ose kompani konsulentë, duke u referuar në institucionin kompetent (siç është Këshilli i Konsulentëve të Biznesit në Kosovë, apo si BCC përmes platformës së tyre online). Pasi të keni implementuar një sistem menaxhues dhe konsideroni se jeni duke e zbatuar atë në tërësi, duhet të përgatiteni për certifikim. Hapi i radhës është ta kontaktoni ndonjë Trup Certifikues, siç është PECB, TÜV apo Bureau Veritas, të cilët ofrojnë shërbime të tilla përmes auditorëve kompetentë. Përzgjedhja e tyre është çështje reputacioni dhe të gjithat janë të akredituara nga institucionet e caktuara ndërkombëtare. Mbetet tek ju të vendosni – nga aspekti i marketingut dhe reputacionit – se cilat kredenciale ju përshtaten më shumë për tregjet ku dëshironi të operoni me shërbimet tuaja.

Tani mund t’ju interesojë kohëzgjatja e procesit të implementimit, certifikimit dhe vlefshmëria e certifikatës. Varësisht nga madhësia e organizatës dhe fushëveprimi i saj, implementimi i një ISO standardi varion nga tre deri në katër muaj interval kohor. Pasi të keni implementuar një sistem të caktuar menaxhues, në bazë të ISO standardeve, duhet të kontaktoni trupa certifikues të cilët ju ofertojnë në bazë të fushëveprimit të implementimit të standardit dhe madhësisë së biznesit tuaj. Në disa raste, koston financiare mund ta ndani me organizatat kompetente që operojnë në Kosovë e që kanë si qëllim përkrahjen e bizneseve NVM në rritjen e kualitetit të shërbimeve (si përkrahje e punësimit dhe eksportit të produkteve jashtë vendit). Këto organizata kanë disa kritere të vlerësimit të cilat në rast se kualifikoheni për t’ju përkrahur, përfitoni një përqindje të caktuar të mbulimit financiar të kostos totale të projektit. Vlefshmëria e certifikatës është tre vjet nga auditimi fillestar, përfshirë dy auditime mbikëqyrëse brenda kësaj periudhe. Pas vitit të tretë, jeni të obliguar të kërkoni që të auditoheni përsëri për tri vitet e ardhshme për t’i mbajtur ato kredenciale.

Duke shpresuar që këto këshilla ju kanë ndihmuar, ju rekomandoj që ta planifikoni zbatimin e standardeve që ju përshtatën, në bazë të industrisë ku ju operoni. Pavarësisht se a i nënshtroheni procesit të certifikimit apo jo, implementimi i ISO standardeve ka këto benefite për ju:

• Përmirëson kualitetin e proceseve dhe shërbimeve;
• Mundëson qeverisje më të mirë të biznesit;
• E rrit reputacionin e biznesit në nivel ndërkombëtar;
• Rrit potencialin për të fituar klientë të rinj;
• Ngrit moralin e stafit brenda organizatës;
• Mundëson përmirësim të vazhdueshëm.

(Autori është themelues/CEO i kompanisë “Be Consulted”)