Pse duhet ta kemi një plan të komunikimit në rast se ballafaqohemi me kriza?

Në ditën e sotme, ku çdo incident mund të bëhet viral për pak minuta, menaxhimi efektiv i krizave ka bërë që planifikimi i komunikimit të jetë një domosdoshmëri. Kompanitë e ndryshme, qofshin ato korporata të mëdha, biznese të vogla apo edhe institucione qeveritare, mund të preken nga situata të krizave që ndodhin pa paralajmërim dhe ofrojnë pak kohë për reagim.

Shkaqet e krizave mund të jenë të ndryshme dhe shpesh të paparashikueshme. Në rast të ndonjë krize të mundshme përgjigjet që i japim në ato momente të vështira është ajo që mund të përcaktojë fatin e kompanisë. Kjo ngase ndikon në ruajtjen apo edhe prishjen e imazhit. Duhet cekur se ka raste edhe kur dëmet janë të mëdha deri në mbylljen e kompanisë apo edhe shkatërrimin e karrierës nëse personi ka një pozitë me ndikim.

Pse është e rëndësishme ta kemi një plan të komunikimit?

Secili rast i ka specifikat e veta dhe nuk ka ndonjë formulë të saktë e cila tregon se si duhet vepruar. Por, planifikimi i mëparshëm dhe ekzistenca e një strategjie komunikimi në rast krize mund të jetë faktori vendimtar në ruajtjen e imazhit dhe vazhdimësinë e punës.

Qëllimi i komunikimit të suksesshëm në gjendje krizash është të tregohet se kompania:

– ka kontrollin mbi gjendjen

– vazhdon punën e saj

– është kompetente për menaxhimin e krizës

Përgatitja e planit të komunikimit në gjendje krize

Situata e krizës mund të trajtohet më lehtë nëse për të përgatitemi mirë. Së pari, është me rëndësi të përgatitni planin e komunikimit në situata krize. Së dyti, duhet të përpiqeni t’i parandaloni situatat e krizës sa herë që është e mundur.

Në fazën e parë të planit duhet të vendosni brenda kompanisë nëse dëshironi të flisni në publik në lidhje me krizën apo jo. Nëse kriza nuk është bërë publike dhe ka gjasa të mos bëhet publike, ndoshta është më mirë të mos reagoni. Sidoqoftë, ju duhet të përgatisni disa ‘qëndrime që do të mbani’ për çdo rast.

Në rastet kur storia është në media apo ka shumë gjasa të arrijë në media, do të ishte mirë të reagonit përmes ndonjë deklaratës dhe të veproni në përputhje me situatën. Në nëntë nga dhjetë rastet është më mirë të jeni pro-aktiv dhe të ballafaqoheni me krizën, në vend se të heshtni me shpresën se ajo do të zgjidhet vetvetiu.

– Identifikoni mesazhet kryesore

Cila është ‘motoja’ e kompanisë tuaj në lidhje me krizën? Tregoni se si po ballafaqoheni me krizën duke u mbështetur në parimet kryesorë të ‘empatisë’, ‘kontekstit’, ‘veprimit’ dhe ‘transparencës’

– Përpilimi i deklaratës

Përpiloni një deklaratë të shkurtër duke shfrytëzuar mesazhet kryesore që sqarojnë pozicionin e kompanisë tuaj. Deklarata duhet të jetë: e shkurtër, maksimum tre apo katër fjalë, e drejtpërdrejt, dhe duke shmangur dykuptimësinë që mundëson interpretime të ndryshme. Gjithashtu, kujdesuni që deklarata juaj të formulohet në atë mënyrë që të mos keni probleme nga citimet e saja të mëvonshme.

Parandalimi i krizave

Ideale, do të ishte të parandalonim krizat përpara se ato të ndodhin. Për ta arritur këtë duhet të njohim rreziqet potenciale dhe të jemi të përgatitur për t’i adresuar ato. Kjo do të thotë të kesh një strategji të qartë për të komunikuar me të gjitha palët me rëndësi për të ruajtur një imazh të mirë në sytë e opinionit publik. Falë një plani të qëndrueshëm dhe të efektshëm të komunikimit, mund të arrini të ndryshoni perceptimin publik dhe të ruani reputacionin tuaj qoftë personal apo të kompanisë.

Pra, në thelb, në botën e sotme me ritme të shpejta ku lajmet përhapen me shpejtësi të madhe, të kesh një plan komunikimi në krizë nuk është vetëm një mburojë mbrojtëse por një domosdoshmëri strategjike. Një qasje e mirëmenduar mund t’i kthejë sfidat në mundësi.