T’i shkruash e-mail një të huaji, kjo është punë e lehtë. Por, a është e lehtë ta marrësh përgjigjen? Jo edhe aq. Më poshtë janë disa këshilla të mira për ta prezantuar si duhet veten, nëpërmjet postës elektronike.

1. Subjekti i duhur!

Nxitini njerëzit që ta hapin email-in duke e shkruar një subjekt bindës. Çelësi është që t’ua zgjoni kureshtjen. Sepse, nëse nuk arrini t’ia merrni dikujt vëmendjen, email-i juaj vështirë se do të lexohet.

Shembuj të subjekteve të mira janë:

• “Dëshironi rritje të shitjeve për 40 për qind në tre muaj”?
• “Përshëndetje nga [X ndërmarrja]” etj.

2. Përshtateni përshëndetjen, sipas industrisë dhe sipas situatës!

Mund të jetë vetëm një fjalë, por ka rëndësi përshëndetja që e zgjedhni. Nëse i dërgoni email dikujt që punon në një industri konservatore, si p.sh. financat ose Qeveria, zgjidheni një përshëndetje tradicionale, si “i/e dashur”, “i/e nderuar”. Nëse komunikoni me email me dikë në një industri më “moderne”, të tillat si teknologjia, media, udhëtimi ose moda, përdorni shprehjet si “Përshëndetje”, “Tung”.

Për pjesën e dytë të përshëndetjes ka rëndësi [Emri i tyre]. Unë rekomandoj t’ju drejtoheni vetëm me emër. Këto ditë kjo është rregulla e të gjitha industrive. Rri larg nga metoda me “[Emër] [Mbiemër]”, e cila tingëllon shumë robotike, dhe nga “Z./Znj. [Mbiemri]” që ju bën të dukeni më i ri.

3. Shkruajeni fjalinë tuaj të parë rreth tyre!

Fjalia e parë është një nga pjesët më të rëndësishme të një email-i prezantues. Nëse keni sukses, ju i jepni kontaktit tuaj një arsye për ta vazhduar leximin.

Këto janë disa fjali të para joadekuate:

• “Asnjëherë nuk jemi takuar, por…”!
• “Nuk më njeh mua, por…”!

Asnjëherë mos e theksoni faktin se nuk njiheni me dikë; kjo është sikur ia bëni me dije kontaktit se email-i juaj është i parëndësishëm. Në vend të kësaj, duhet të përmendni diçka rreth tyre. Në fund të fundit, shumica e njerëzve pëlqejnë të flasin për veten e tyre – më shumë se për çdo temë tjetër.

Shembuj të mirë të një fjalie hyrëse janë:

• “Kam vënë re se keni menaxhuar një nga ekipet e softuerëve në [X kompaninë].
• “Sapo e pashë postimin tuaj në Facebook rreth [X temës] .
• “Jam frymëzuar nga puna që keni bërë, për të mos përmendur karrierën tuaj unike.”

4. Shpjegoni pse po kontaktoni!

Tani që e keni zgjuar interesin dhe keni bërë kompliment, është koha të dilni në temë. Për shembull, të themi se dëshironi ta caktoni një takim rrjetëzues, në mënyrë që të mësoni më shumë rreth rolit të tyre (dhe potencialisht të merrni një referencë për punë). Nëse fjalia juaj e parë është: “Ju keni bërë një punë mbresëlënëse në ndërtimin e [ndërmarrjes] [strategjisë X] dhe rindërtimin e [programit Y]”, fjalia juaj e dytë mund të jetë: “Jam duke e konsideruar një karrierë në [industrinë tuaj] dhe do të doja t’ju ftoja për kafe, në mënyrë që të mësoj më shumë rreth kësaj industrie, nga një ekspert”.

Çelësi është që të jepni një shpjegim sa më të qartë për kontaktin tuaj. Ju duhet t’i bëni ata të ndjehen të veçantë.

5. Përfshijeni një thirrje për veprim!

Kërkojeni një takim në mënyrë të sjellshme: “Ju lutem, më njoftoni kur mund t’i ndani 10 minuta nga koha juaj për t’ju vizituar dhe për të shkëmbyer mundësitë e bashkëpunimit. A ju leverdis të takohemi në këtë kohë: (i jepni dy opsione me datë dhe me orë të caktuar), të martën apo të mërkurën, në orën 13.00 apo 14.00?”

6. Thoni “faleminderit” dhe “çaktivizohuni”!

Nuk ka nevojë të shkruani asgjë më shumë. Email-et më të mira janë të shkurtra, të ëmbla dhe koncize. Tekefundit, informacionet shtesë ose detajet e panevojshme zvogëlojnë mundësinë që kontakti juaj ta lexojë email-in. Duke e pasë këtë në mendje, thuaj “faleminderit”, ose “faleminderit shumë” (në varësi të madhësisë së kërkesës suaj), dhe shtojeni emrin tuaj.

7. Bonus!

Nëse e dërgoni një email të jashtëzakonshëm dhe nuk merrni përgjigje, dërgojeni një email tjetër që ata nuk do të jenë në gjendje ta injorojnë.

Këto janë disa nga gjërat për t’i provuar:

• Tregojini dobësitë në biznesin e tyre dhe zgjidhjet që mund t’i ofroni.
• Ndajini artikujt/lajmet përkatëse të industrisë.
• Ftojini ata në një event të ardhshëm etj.

Për më tepër informacione, pyetje, për trajnime individuale ose të dedikuara për kompaninë tuaj, mund të më kontaktoni në adresat e mëposhtme:
Email: denis.gafuri@smardonline.com
Twitter: @DenisGafuri
LinkedIn:
https://www.linkedin.com/in/denis-gafuri-1a174334
Facebook: https://www.facebook.com/denis.gafuri